تواجه صعوبة في كتابة رسائل إلكترونية؟ اتبع هذه الخطوات!

تعد الرسائل الإلكترونية اليوم أسهل طريقة للتواصل مع الآخرين وإنجاز مهام العمل اليومية، فهي عملية بسيطة وسهلة وتتم بكبسة زر واحدة. ولكن عدم امتلاك معرفة حول كيفية كتابة رسائل إلكترونية يؤدي إلى العديد من المشاكل، فقد تترك انطباعاً سلبياً عن شخصية المُرسل وتؤدي إلى فهمه بشكل خاطئ.

يقدم لك خبراء بيت.كوم، أكبر موقع للوظائف في الشرق الأوسط، في ما يلي القواعد الأساسية لكتابة رسائل إلكترونية بشكل احترافي:

إقرأ أيضاً:جوجل (Google) الشركة الأكثر تأثيرا في المملكة العربية السعودية

  1. 1. عرّف عن نفسك

لا تفترض أن الشخص الذي تتواصل معه يعرفك أو يتذكرك، فاحرص في بداية الرسالة على تقديم نفسك للأشخاص الذين لا تعرفهم جيداً أو أولئك الذين لا تربطك بهم علاقة مهنية قوية. واحرص دائماً على ذكر اسمك ودورك الوظيفي بشكل واضح ومختصر قبل التطرق الى تفاصيل العمل.

  1. أضف عنواناً واضحاً للرسالة

يتلقى الأشخاص مئات الرسائل الالكترونية يومياً، لذا احرص على كتابة عنوان واضح ودقيق ومرتبط بالموضوع الرئيسي لرسالتك. فمن المحتمل بأن يتم إرسال العناوين المبهمة الى ملف الرسائل غير المرغوب بها.

  1. تجنب الأخطاء النحوية

إن الأسلوب الذي تتبعه في الكتابة كالإملاء وعلامات الترقيم والنحو، يعكس الى حد ما شخصيتك. فاحرص على قراءة البريد أكثر من مرة قبل إرساله الى الشخص المعني للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية أو الاملائية، ولتجنب ترك انطباع سلبي عنك لدى الشخص المتلقي لرسالتك.

إقرأ أيضاً:نتائج الفصل الأول من العام ٢٠١٩ حول سوق العمل في السعودية!

  1. تجنب الإفصاح عن أية معلومات سرية

تجنب الإفصاح عن أية معلومات سرية حول شركتك أو ذِكر تفاصيل شخصية، فمن المحتمل بأن تصل الرسالة الى الشخص الخطأ ويتم استخدامها في مسائل قانونية.

  1. تجنب استخدام الكلمات المختصرة والمصطلحات الغريبة

تجنب استخدام المصطلحات التي قد تخلق تشويشاً لدى الشخص المتلقي. فالتواصل مع الأشخاص عبر البريد الالكتروني يختلف عن التحدث معهم عبر الهاتف، فبعكس الهاتف لا يمكنك شرح المصطلحات الغامضة وغير المفهومة بشكل مفصل وواضح عبر البريد الالكتروني.

  1. تجنب التحدث عن الأمور الشخصية

لا تتطرق الى مواضيع خاصة أو شخصية عند كتابة بريد إلكتروني لغرض مهني، فقد يطلع عليه أشخاص آخرون غير الشخص المتلقي. ركّز على مناقشة الأمور العامة فحسب، وتحدث حول الأمور الشخصية إذا رغبت عبر الهاتف.

إقرأ أيضاً:تعزيز كفاءة قطاع المياه باستخدام التكنولوجيا الذكية الآمنة

  1. أرسل الرسالة الى الأشخاص المعنيين فقط

راجع جيداً أسماء كافة الأشخاص الذين شملتهم في رسالتك قبل إرسالها إليهم. فقد لا يبدي بعض الأشخاص أي اهتمام بالموضوع المحدد، وبالتالي ستتلقى نتائج سلبية عند إرسال الرسالة لمن لا تهمه هذه الرسالة.

  1. اجعل الرسالة مختصرة

تجنب ذكر تفاصيل غير مهمة واجعل البريد مختصراً وموجزاً قدر الامكان. ادخل في صلب الموضوع الرئيسي مباشرة، واستخدم علامات التنقيط والفقرات بالشكل المناسب.

  1. تحقق من عدد وحجم الملفات المرفقة

يفضل عدم إرفاق ملفات ذات حجم كبير برسالتك، فقد يواجه الشخص المتلقي صعوبة في تنزيلها. واحرص كذلك على اعلام الشخص المتلقي بحجم الملفات الكبيرة قبل إرسالها. كما يفضل ارفاق ملفين الى ثلاثة ملفات كحد أقصى، فإرفاق عدد أكبر من الملفات قد يؤدي الى تشويش الشخص المتلقي.

إقرأ أيضاً:ما هي مواصفات “الطوابع الضريبية الرقمية”؟

  1. أضف توقيعك في نهاية الرسالة

من الضروري اضافة توقيع خاص بك في نهاية الرسالة، ويفضل استخدام التصميم المتبع في شركتك لتجنب تشويش العملاء عند البحث عن بيانات الاتصال الخاصة بك مثلاً.

  1. أجب عن الرسائل التي تصلك في الوقت المناسب

لا يفضل الانتظار فترة طويلة للإجابة عن البريد الذي استلمته، فقد يترك ذلك انطباعاً سلبياً عنك. يشير الخبراء الى أن الوقت المثالي للإجابة عن الرسائل الالكترونية يتراوح ما بين 12-24 ساعة.



شاركوا في النقاش
المحرر: Julie Majdalani